La guerra ai furbetti del rimborso spese si inasprisce e a farne le spese – per rimanere in tema… – con un aumento della burocrazia e dei rischi, saranno le imprese sane che hanno sempre seguito le regole. Troppo spesso, infatti, i rimborsi per dipendenti e collaboratori, che sono detassati, sono stati usati in modo truffaldino per concedere “aumenti” mascherati esentasse. Il rimborso spese infatti, dal punto di vista giuridico, è una semplice restituzione di somme anticipate nell’interesse dell’azienda, quindi distinta dalla retribuzione ordinaria. Ecco quindi che il governo, a inizio 2025, ha provveduto a imporre una stretta: le spese per pasti, trasporto, hotel e anche lavanderie e biglietti dell’autobus saldate senza pagamenti tracciabili non si possono più dedurre. Non basterà presentare scontrini e fatture. Per il dipendente cambia poco, mentre per l’azienda, in caso di irregolarità, il conto può diventare molto salato visto che il rimborso viene equiparato al reddito del dipendente, e quindi alla cifra vanno aggiunti Irpef e le varie voci che fanno parte del cuneo fiscale, più una multa. Le norme però lasciavano spazio ad alcuni dubbi interpretativi, da poco chiariti da una circolare ad hoc dell’Agenzia delle Entrate (la numero 15/E del 22 dicembre 2025).
Modelli diversi
Nel caso di spostamenti all’interno del Comune, è possibile rimborsare solo le spese di trasporto, incluso il rimborso chilometrico per l’uso della propria auto, purché calcolato secondo le tabelle Aci e «opportunamente comprovato e documentato». La stessa regola vale per pedaggi e parcheggi.
Fuori dal Comune invece l’azienda deve scegliere fra tre modelli. Il primo è il rimborso analitico: vengono rimborsate le spese effettivamente sostenute, comprese quelle minori non documentate (come telefono e mance) se analiticamente indicate in nota spese.
C’è poi il rimborso forfettario, che prevede un’indennità giornaliera esente fino a 46,48 euro al giorno in Italia e a 77,47 euro all’estero, oltre al rimborso documentato e non imponibile delle spese di trasporto; vitto e alloggio sono inclusi nella diaria e non possono essere rimborsati a parte.
Il terzo modello è quello misto, che combina l’indennità giornaliera e il rimborso di vitto e alloggio ma con una franchigia più bassa: viene tagliata di un terzo se si rimborsa o si forniscono gratuitamente vitto o alloggio, e di due terzi se si rimborsano o si forniscono gratuitamente entrambi. I rimborsi documentati di viaggio e trasporto restano non imponibili. Ogni altro rimborso ulteriore, invece, è tassato integralmente. Le regole si ammorbidiscono un po’ solo per chi va in trasferta all’estero: in questo caso la circolare dell’Agenzia delle Entrate apre alla deducibilità anche per i pagamenti in contanti, vista la difficoltà in alcuni Paesi a usare il denaro elettronico.
Per provare la tracciabilità, luce verde a ogni tipo di strumento: vanno bene ricevute della carta di debito o di credito, copia del bollettino postale, Mav, PagoPa, app cashless e perfino le cripto e, se proprio non ci sono alternative, il proprio estratto conto. Per finire, la regola non si applica solo ai dipendenti, ma anche agli autonomi.
Una piccola rivoluzione che investe un’enorme quantità di lavoratori, professionisti e trasfertisti: si pensi che solo gli agenti di commercio in Italia sono circa 210mila.
Nel 2024 in Italia il giro d’affari legato ai viaggi di lavoro ha raggiunto i 22 miliardi di euro, con un costo medio di 708 euro per ogni trasferta. Secondo una ricerca della start up Soldo, fintech che offre una piattaforma di gestione delle spese aziendali e conti multiutente che permettono monitoraggi più efficienti, viaggi d’affari e trasferte sono in grande ripresa, con un +20% in Europa su base annua. L’Italia si distingue come uno dei mercati più dinamici, con un +26%, dato sopra la media. E a trainare il settore sono soprattutto le piccole imprese (1–49 dipendenti), che registrano un +19% nel Vecchio Continente e un +24% nel nostro Paese.
Trucchetti
Se le nuove norme servono ad arginare i trucchetti, rischiano però di rivelarsi un costo sia indiretto (a causa dell’aumento di tempi e burocrazia per controllare che ogni scontrino risponda alle regole) sia diretto, visto il rischio di multe per le imprese. Una situazione che può influire anche sui lavoratori: il 45% dei dipendenti italiani esita prima di presentare una nota spese per il rimborso, cosa che indica che la percezione di complessità o rischio può far perdere tempo e opportunità. E il 39% rinuncia del tutto a chiedere rimborsi che sarebbero legittimi a causa di procedure burocratiche, timori di rifiuto o incertezza sulle policy interne.
«La circolare dell’Agenzia delle Entrate chiarisce i dubbi: a breve, presumibilmente entro tre anni, scatteranno i controlli – commenta Carlo Gualandri, ceo e fondatore di Soldo – Nel testo si parla esplicitamente di istruzioni operative agli uffici per garantire l’uniformità dell’azione. Questa stretta rischia di diventare un problema perché non solo servirà molto più tempo per i controlli, e il tempo è denaro, ma anche perché le cifre che le aziende rischiano di perdere, fra multe, non deducibilità e tasse aggiuntive in caso di irregolarità, possono superare il 100% della spesa originale: un rischio molto alto che può arrivare al 10% del costo annuale per l’impresa, soprattutto per grandi società. Non si è mai visto un cumulo così aggressivo di sanzioni».
Cambio di paradigma
Secondo Gualandri, la soluzione «è quella di passare dal modello più diffuso in Italia, ovvero quello a rimborso a posteriori (tu anticipi i soldi e io azienda te li ridò), all’uso di carte di credito aziendali in modo da ridurre rischi e passaggi». Soluzione che però presenta dei costi, per quanto contenuti. «Se non ci sarà questo passaggio, però, questa riforma finirà per rendere il sistema dei rimborsi spese semplicemente insostenibile».
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